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在新聞發(fā)布會策劃方案通過之后，新聞發(fā)布會就進入到執(zhí)行的環(huán)節(jié)——活動管理，該環(huán)節(jié)包括會前管理、現(xiàn)場執(zhí)行、善后工作三個部分。
會前管理工作部署。工作部署需要多方面協(xié)調(diào)，猶如我們組裝一部精密機器，一顆小小的螺絲釘也會影響到整個機器的運轉(zhuǎn)。因此，工作人員的相互協(xié)調(diào)、對工作任務(wù)的合理配置是十分重要的。
在準確落實新聞發(fā)布會的時間之后，公關(guān)公司首先要組建一個覆蓋策劃、文案、媒介和設(shè)計等人員的執(zhí)行團隊，并安排一名活動總監(jiān)負責整個發(fā)布會的管理、督導和監(jiān)控工作。最后還要落實所需的各種外部支持力量，并與之簽訂分包協(xié)議。
在啟動階段，行
動方案的完善和工作進度表的編制是活動管理工作的重點，借助“甘特圖”可以有效確保工作人員管理當前工作，協(xié)調(diào)時間進度。 記者是出席新聞發(fā)布會的重要人物之一，媒體邀請需要智力和體力的雙重付出。
從實踐來看，體力付出在于發(fā)布會之前的4次媒體溝通。有意向召開新聞發(fā)布會時，媒介人員就要打電話與記者聯(lián)系，告知將要舉辦的活動并征求媒體對這個活動的看法以及參會意向。在發(fā)布會前一周半的時間向記者發(fā)出邀請函，并在發(fā)布會前的1—2天內(nèi)與記者確認參會的情況，最后要在距發(fā)布會還有半天的時間用短信或電話提醒記者準時到場。
智力付出在于如何巧妙地將發(fā)布會的亮點和意義傳達出去，并以一些小的“神秘感”引起記者的興趣。例如，可以告訴他們將有神秘嘉賓到場，本次發(fā)布會將是全球首場發(fā)布會，或者將發(fā)布全新設(shè)計的產(chǎn)品等等。
場地布置。在發(fā)布會的頭一天，工作人員就要落實好場地布置的工作。如同翻譯的最高境界一樣，場地布置同樣要符合“信、達、雅”�！靶拧本褪菧蕰r，在規(guī)定的時間內(nèi)布置完現(xiàn)場;“達”就是通暢，確保所有設(shè)備都保持通暢的狀態(tài);“雅”就是美觀，會場要保持整潔、干凈的環(huán)境。
在布置會場時，有一個與大家一同分享的小技巧：本著“從大到小，從頭到尾，從上到下”的布置原則，即先確定大件物品的擺設(shè)然后再安排小件器材的位置;先布置完舞臺再根據(jù)場地條件布置嘉賓席和記者區(qū);從會場頂部的擺設(shè)再到桌面的整理和地面的清理。此外，準備一個垃圾袋，把一些隨手的垃圾扔到里面，可以大大節(jié)省保潔工作的時間。
場地布置包括場內(nèi)布置和場外布置兩方面。場外布置包括場外橫幅、豎幅、易拉寶、花籃以及VIP 房的布置等。在場內(nèi)布置時，會場空間位置的安排要以實用為準，如小型發(fā)布會可用圓桌的形式，制造出融洽、和諧、平等的交流氣氛。大型發(fā)布會可用方桌，設(shè)立發(fā)布臺等。其次，工作人員還要掌握好“職位高者靠前，自己人靠邊、靠后”的坐位布置原則，并在現(xiàn)場前方和后方留出足夠的攝像機機位。
檢查工作“從外到內(nèi)，從高到低，從全面到重點”，注意把握好細節(jié)問題。需要提醒的是，負責保安的人員要對現(xiàn)場進行安全檢查，特別要注意是否存在安全隱患。譬如，消防通道是否暢通、杯椅是否完好等等。 此外，合作默契的供應(yīng)商應(yīng)該成為“合作伙伴”，而不僅僅是“物品提供者”，長期的工作經(jīng)驗能使他們對發(fā)布會現(xiàn)場布置提出合理的建議。